Что такое Датова Схранка и зачем она нужна фирме и индивидуальному предпринимателю?
Datová Schranka или Data Box – это электронная коммуникационная система, управляемая правительством Чехии. Она обеспечивает безопасный обмен документами между физическими и юридическими лицами, а также государственными органами. Эта система позволяет документам, отправленным в электронном виде, иметь ту же юридическую силу, что и бумажные. Datová Schranka служит жизненно важным инструментом как для граждан, так и для предприятий, особенно для поддержания эффективной коммуникации с государственными органами.
Если вы являетесь предпринимателем или владельцем бизнеса в Чешской Республике, понимание того, как работает система Datová Schranka, может упростить вашу деятельность и обеспечить соблюдение правовых обязательств.
Начиная с 1 января 2023 года все предприятия, включая индивидуальных предпринимателей В чешской республике должны иметь Датову Схранку (Datová Schranka). После регистрации все государственные органы будут ее использовать в качестве основного способа связи с вами. Для тех, кто часто бывает за пределами страны, это неоценимая услуга, позволяющая не пропустить важные письма. Однако пользователи обязаны проверять ящик данных не реже одного раза в неделю, чтобы не пропустить важные сообщения.
Как создать Датову Схранку (Datová Schranka):
Чтобы завести ящик данных, необходимо посетить офис CzechPOINT, который обычно находится в большинстве почтовых отделений по всей стране. Вам необходимо предъявить действительное удостоверение личности, например, чешское удостоверение личности или биометрический вид на жительство. После проверки вашей личности оператор обработает ваше заявление, и в течение 30 дней вы получите по почте код активации.
Принцип работы:
Datová Schranka работает как защищенная система электронной почты для официальной переписки. Пользователи могут войти в систему, составить сообщение и прикрепить к нему документы для передачи в государственные органы. Сообщения, отправленные через систему, отмечаются временными метками, что гарантирует их подлинность. Все сообщения хранятся в системе в течение 90 дней после их прочтения, после чего удаляются, если их не загрузить.
Особенности использования для предприятий и частных лиц
- У каждого субъекта предпринимательской деятельности есть только один ящик данных, доступ к которому имеют только уполномоченные лица компании
- Надзор за системой осуществляет Министерство внутренних дел, а официальным оператором выступает Чешская почта
- Электронные документы, отправленные через Datová Schranka, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные
- Для предприятий использование системы Datová Schranka имеет решающее значение, поскольку она гарантирует безопасную и надежную связь с государственными органами. Неправильное ее использование может повлечь за собой юридические санкции
Для компаний сообщения, полученные в Datová Schranka, считаются официально доставленными, даже если они не были открыты получателем. Это особенно важно для соблюдения сроков, установленных налоговыми органами и другими государственными учреждениями.
Обязанности для предпринимателей и компаний:
Как только ваша компания зарегистрирована в Торговом реестре, для нее автоматически создается Datová Schranka. Вы получите по почте учетные данные для входа в систему. Если эти учетные данные не будут получены в течение 10 дней, они будут возвращены в Министерство внутренних дел, и необходимо будет предпринять дальнейшие шаги для их получения.
Преимущества:
- Доступность: Доступ к Datová Schranka возможен из любого места, где есть подключение к Интернету, что делает его идеальным для удаленной работы
- Экономия времени: Документы можно подать в органы власти за считанные секунды без необходимости посещать офисы
- Юридическая сила: Документы, отправленные через систему, имеют такую же юридическую силу, как и их бумажные аналоги
- Отсутствие затрат: Система бесплатна для всех пользователей, включая предприятия и частных лиц
Недостатки:
- Единая учетная запись: У каждого человека или предприятия есть только один ящик Datovou Schranky
- Обязательная проверка: Вы должны регулярно заходить в систему (не реже одного раза в 7-10 дней), чтобы не пропустить важное сообщение, так как после отправки сообщения имеют юридическую силу
- Ограничения по форматам: Система поддерживает распространенные форматы файлов (PDF, DOC, XLS, JPG), но если файл несовместим, власти могут запросить его в другом формате
Соблюдайте требования законодательства с помощью Датовой Схранки (Datová Schranka) – это необходимый инструмент для предпринимателей и компаний, работающих в Чешской Республике. Она не только упрощает общение с государственными органами, но и гарантирует юридическую подлинность ваших электронных документов. Несмотря на то, что существует обязанность регулярно проверять систему, ее удобство и безопасность значительно перевешивают недостатки. Если вы не знаете, как управлять системой Datová Schranka, или вам нужна помощь в ее настройке, наша бухгалтерская фирма готова оказать вам полную поддержку.
Чтобы получить дополнительную информацию или помощь в регистрации Datová Schranka, свяжитесь с нашими специалистами прямо сейчас.
Запишитесь на консультацию
Узнайте, как эффективно и безопасно вести бухгалтерию без лишних хлопот